Membres du bureau

Définition des principales missions des membres du bureau

Le bureau est composé de 9 membres adhérents à l’association : un Président, un Vice-Président, un Trésorier, un Trésorier adjoint, une Secrétaire, une Secrétaire adjointe et trois Représentants des parents.

Le bureau est responsable de la bonne gestion administrative et financière de l’association.

Le bureau représente également l’entité employeur de l’équipe de professionnelles travaillant au sein de la structure.

Président

PRESIDENT

- Représente l’association auprès des élus de la Commune, de la Communauté de Communes, des partenaires sociaux, et lors de manifestations et rencontres organisées par la structure ou par nos partenaires.

- Conduit les réunions institutionnelles : réunions de bureau, conseils d’administration, assemblées générales.

- Assure en partenariat avec le reste du bureau et notamment la commission employeur, les responsabilités de l’employeur vis-à-vis de l’équipe salariée.

- Mène les entretiens annuels d’évaluation et les entretiens de fin d’année d’attribution de la RIS.

- Valide les budgets réels et prévisionnels.

- S’occupe du HSCT avec une professionnelles, sauf s’il donne délégation à un autre membre pour s’en occuper.

- Travaille avec la Directrice toutes les semaines.

- Fait partie de la commission employeur.

Vice-Présidente

Trésorier

Trésorière-Adjointe

Secrétaire

Secrétaire-Adjointe

Représentante Parents

Représentant

Parents

Représentant Parents

VICE-PRESIDENT

- Assiste et seconde le président dans l’exercice de ses fonctions, et le remplace en cas d’absence.

- Fait partie de la commission employeur.

Le Vice-Président a pour vocation de devenir le président l’année suivante.

TRESORIER assisté par le TRESORIER ADJOINT

- Assure le suivi des budgets réels et élabore les budgets prévisionnels, en collaboration avec le Président, la Directrice, la Comptable et l’Expert-comptable du SAGA, et la Commissaire aux comptes de Vulca Audit.

- Elabore le rapport financier.

- Effectue les encaissements des familles.

- Effectue les versements des salaires.

- Effectue le paiement des factures fournisseurs et autres charges, sous contrôle du Président.

- Peut faire partie de la commission employeur

Il est préférable qu’un des deux trésoriers soient présents au sein du bureau depuis au moins 1 an.

Le Trésorier adjoint doit appuyer le trésorier dans ses missions. Le rôle de chacun est à définir à chaque élection des membres du bureau.

SECRETAIRE et SECRETAIRE ADJOINTE

- Assurent la rédaction des comptes rendus de réunions de bureau, de conseils d’administration et d’assemblées générales.

- Effectuent la mise en forme des documents nécessaires aux conseils d’administration et assemblées générales.

- Peuvent être amené à effectuer des démarches administratives propres au fonctionnement de l’association.

- Peuvent être amené à la rédaction de certains courriers selon l’activité de l’association.

Il n’est pas nécessaire de connaître le fonctionnement de l’association pour exercer ces fonctions.

3 REPRESENTANTS DES PARENTS

- N’ont pas de fonctions réellement définies.

- Sont les interlocuteurs des parents auprès du bureau.

- Apportent leurs graines dans les différents échanges.

Ces postes ne nécessitent pas une grande connaissance du fonctionnement de l’association et peuvent être proposés aux parents désireux de s’investir sans prendre de responsabilité.

La fréquence des réunions de bureau est d’une par mois, les conseils d’administration deux fois dans l’année et l’assemblée générale une fois par an.

D’autres réunions peuvent être organisées selon les besoins et l’activité de l’association.

Chacun des membres du bureau, peut s’il le souhaite participer aux différentes commissions (festive, pédagogique, bricolage).